เทคนิคบริหารเวลาชีวิตให้ลงตัวด้วย "ตาราง 4 ช่อง"

การทำธุรกิจส่วนตัว ทุกเวลาคือเวลางาน คนเป็นเจ้าของต้องรับรู้และรับผิดชอบหน้าที่ในหลาย ๆ ส่วนของกิจการ และยังต้องหมั่นเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ เพื่อมองหาลู่ทางพัฒนาธุรกิจ ทำให้ในหนึ่งวันของผู้ประกอบการ มักจะมีกิจกรรมอัดแน่นเต็มตารางไปหมด ถ้าคุณเป็นคนหนึ่งที่งานยุ่งจน Schedule ไม่ลงตัว วันนี้เราจะพาไปดูเทคนิคการบริหารเวลาอย่างมืออาชีพ ด้วยเทคนิค “ตาราง 4 ช่อง”

เทคนิคบริหารเวลาด้วย “ตาราง 4 ช่อง”

โดยทั่วไป เรามักจดบันทึกสิ่งที่เราต้องทำเป็นลิสต์ ไล่ลงมาเป็นข้อ ๆ หรือจดลงบนช่องปฏิทินไว้สำหรับเตือนความจำ แต่ไม่ได้ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน เราจึงสามารถปรับให้ดีขึ้นได้ โดยการแบ่งกิจกรรมต่าง ๆ ออกเป็น 4 ประเภท แบ่งตาม “ความสำคัญของงาน” กับ “ความเร่งด่วนของงาน” ดังนี้

1. งานเร่งด่วน + งานสำคัญ = งานใหญ่เบอร์ 1

ถ้าพิจารณาแล้วว่างานนี้ ทั้ง “เร่งด่วน” และทั้ง “สำคัญ” แปลว่านี่คืองานที่ต้องรีบจัดการเป็นอันดับแรกเหนือสิ่งอื่นใด ควรทุ่มเทเวลาและแรงคนเพื่อโฟกัสกับงานนี้ก่อนเป็นเบอร์หนึ่ง เช่น การพาสินค้าไปออกบูธงาน Expo ที่มีกำหนดเวลาใกล้เข้ามา และมีผลกับธุรกิจเป็นอย่างมาก จึงต้องให้ความสำคัญก่อนอย่างอื่น

2. งานเร่งด่วน + แต่ไม่สำคัญ = งานเร่งเบอร์ 2

สำหรับงานที่ “เร่งด่วน” เหลือเวลาน้อย “แต่ไม่ค่อยสำคัญ” เท่าไร ก็ควรจัดไว้เป็นงานอันดับสอง เอาไว้จัดการงานอันดับหนึ่งเสร็จเมื่อไร ค่อยเริ่มทำ หรืออาจแทรกตารางงานใหญ่ได้บ้าง แต่ต้องไม่เบียดบังเวลาจนเกินไป ยกตัวอย่างเช่น การจัดงานปาร์ตี้ปีใหม่ให้พนักงาน ที่ถึงแม้จะรีบด่วน แต่ก็ไม่ได้สำคัญกับธุรกิจหลัก เป็นต้น

3. งานไม่เร่งด่วน + งานสำคัญ = งานใหญ่รอคิว 3

ถ้าหากเป็นงานที่ “ไม่เร่งด่วน” มีเวลาเหลือเยอะ “แต่สำคัญ” แบบนี้ควรจัดไว้เป็นคิวที่สาม และวางแผนคร่าว ๆ รอไว้ เมื่อจัดการงานใหญ่เบอร์หนึ่ง และงานเร่งเบอร์สองเรียบร้อยดีแล้ว ก็ได้เวลาลงมือจริง และขยับงานนี้ไปไว้เบอร์หนึ่งแทนนั่นเอง เช่น การวางแผนออกบูธในงานอีเว้นต์ต่อ ๆ ไป เป็นต้น

4. งานไม่เร่งด่วน + งานไม่สำคัญ = งานรอได้ ปัดไปคิวสี่

ถ้าเป็นงานที่ “ไม่ด่วน” แถมยัง “ไม่สำคัญ” อันนี้ควรจัดไปไว้คิวสุดท้าย ว่างเมื่อไรค่อยเริ่มทำ เอาเวลาไปโฟกัสกับสิ่งอื่นก่อนได้เลย ยกตัวอย่างเช่น งานเลี้ยงขอบคุณพนักงาน การจัดซื้อเครื่องทำกาแฟมาตั้งในออฟฟิศ เป็นต้น

ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของธุรกิจ หรือมนุษย์เงินเดือน ก็สามารถเอาเทคนิคนี้ไปปรับใช้ได้นะครับ รับรองว่าจะบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นแน่นอน

ดาวน์โหลดแอพ MatchLink ฟรี หาพาร์ทเนอร์ ลูกค้า และเข้าถึงแหล่งเงินทุนใหม่ ๆ ได้แล้ววันนี้

iOS >>> http://bit.ly/IosDownloadMatchLink

Android >>> http://bit.ly/AndroidDownloadMatchLink